Метки документов
Особо следует обратить внимание на организацию процесса пометки конфиденциальных документов. Каждый конфиденциальный документ должен содержать метку , по которой контролирующие программы могли бы определить степень его конфиденциальности и категорию пользователей, которые могут проводить с ним потенциально опасные операции – публикацию в Интернет, копирование на сменные носители, переименование, отправку по электронной почте и т.п. Технические и организационные методы установки меток выбирает заказчик. Если все защищаемые документы хранятся исключительно в формате MS Office , то в качестве метки может использоваться запись "конфиденциально" в соответствующих полях свойств документов. Некоторые производители систем документооборота используют программные метки и специальные форматы файлов. Однако самый распространенный и простой способ присваивание меток – именование файлов по специальной маске. Например, первые 10 символов – тематическая группа, к которой относится документ (название клиента, рабочей группы, подразделения, отрасли и т.д.), затем знак подчеркивания, затем 20 символов для описания документа, снова знак подчеркивания, и 8-значная дата в формате YYYYMMDD.
Внедрение процедуры именования файлов - не какая-то акция, а постоянная работа по выработке привычек персонала именовать файлы таким образом. Кроме организационных методов – закрепление приказом только такой формы именования, поддержки способа именования всем топ-менеджментом и инструктажа новых сотрудников, можно привлечь на помощь и технические средства. Самый простой технический способ внедрения этой процедуры - разрешать выкладывать на файловый сервер, класть в корпоративное хранилище или публиковать в Интранете файлы, поименованные по заранее утвержденному шаблону. Со временем все файлы, которые прошли через электронную почту, файловые серверы, хранилище данных и Интранет, будут называться правильным образом.
Документ, названный по такой маске, автоматически попадает в поле зрения контролирующих систем и перехватывается при запрещенных с ним действиях пользователя не только контентной фильтрацией, но и мониторами, действующими на основании политик. В отличие от контентной фильтрации этот метод дает 100% гарантию. Это удобно и для визуального контроля — даже в очереди на печать можно сразу увидеть конфиденциальные документы. К тому же нелишне еще раз напомнить пользователю при открытии файла, что документ конфиденциален.
